Amalan Semangat 5s MBKT : Lawatan Ke MBKT pada 17 Feb 2010.

En.Idham Mustafa Ketua Unit Zon yang menjadi Johan Zon Terbaik 5s di MBKT memberi penjelasan bagaimana proses 5s dilaksanakan di MBKT.

Melihat Penjelasan sudut 5s.

Amalan kerjasama dengan penglibatan semua kakitangan merupakan fakto kejayaan pencapaian 5s dalam masa 4 bulan sahaja .

Petunjuk lampu yang digunakan.

Setiap sudut 5s - memiliki meja untuk catatan buku 5s, simpanan fail rekod pelaksanaan 5s di Zon yang terlibat dan piala johan pelaksanaan 5s yang telah dimenangi.

Teguran audit dalaman dan audit luaran dipaparkan di sudut 5s dengan tujuan untuk tindakan semua kakitangan pada zon tersebut. Paparan ini diupdate setiap kali menerima laporan audit.

Graf pencapaian kemajuan pelaksanaan 5s berasaskan markah audit dalaman.

Kemasan meja selepas amalan 5s .

Sistem Fail - di MBKT tiada keseragaman dalam proses susunatur fail di setiap zon tetapi diwujudkan digalakkan proses susunatur fail mengikut sistem dengan kreativiti zon masing-masing dan matlamat utama pelaksanaan sistem fail adalah kadar capaian fail yang cepat dan pengurusan teratur serta selamat.

Sistem rekod fail di rekodkan secara induk dengan kabinet fail di labelkan no. utama fail.

Susun atur laci pekerja.

Berasaskan penjelasan Y.Bhg Setiausaha MBKT kunci kejayaan pelaksanaan 5s MBKT adalah usaha dan komitmen semua kakitangan yang bersemangat dengan budaya sukarela untuk menyediakan suasana kerja yang lebih berharmoni. Pengorbanan masa dalam pelaksanaan 5s membolehkan kejayaan MBKT mendapat pensijilan tetap pada masa yang ditetapkan iaitu hanya melaksanaan selama 4 bulan sahaja . Apa yang menarik dalam pelaksanaan 5s di MBKT adalah penjimatan kos dengan mana setiap zon lebih banyak menyumbangkan wang masing-masing dalam menjayakan pelaksanaan ini.

Beberapa insentif galakkan pelaksanaan yang telah dilaksanakan adalah seperti berikut:

1. Pengurusan hanya menyediakan bajet RM500 setiap zon utk melaksanakan amalan 5s dizon masing-masing bagi tempoh 4 bulan tersebut. Kerjasama telah berjaya dipupuk dengan setiap kakitangan sanggup menyumbangkan wang masing-masing bagi menjayakan 5s dizon masing-masing.
2. Pertandingan zon setiap bulan telah diadakan dengan hadiah berbeza2 setiap bulan dengan mana jumlah hadiah Johan Zon telah diadakan dan nilai jumlah adalah wang ringgit RM1,000 dan Piala.
3. Sistem audit dalaman ditingkatkan . Panel audit dalaman adalah terdiri daripada audit 5s MBKT dan panel Audit drp agensi lain iaitu Pej. Daerah Pekan.
4. Kebenaran kreativiti setiap zon diberikan keutamaan dengan tiada keseragaman dilakukan dalam pelaksanaan 5s kecuali seragaman pelaksanaan 5s sahaja. Justeru itu setiap zon bebas berkarya dalam mengurus dan menyusun sistem pengurusan pejabat termasuk sistem pengurusan fail yang berbeza-beza disetiap zon. Ini kerana sistem fail tujuannya adalah untuk menyimpan dan memudahkan pencapaian fail.

Kesimpulannya MBKT berjaya mencapai 5s kerana organisasi begitu menggalakkan kreativti setiap zon tanpa perlu mengharapkan bantuan pengurusan MBKT dan terlalu bergantung kepada arahan atasan. Ini menyebabkan proses sumbangan idea daripada kakitangan terutama mereka yang terlibat dalam tugasan harian memudahkan proses pelaksanaan 5s di MBKT.

Pada pandangan saya semangat 5s menerusi roh kerjasama dan bekerjasama merupakan teras kejayaan pelaksanaan 5s dan amalan berterusan 5s di MBKT tanpa memikirkan 5s untuk MBKT tetapi amalan 5s adalah milik kekitaan dalam memacukan organisasi cemerlang.