5s - Menampilkan Suasana Premis Kerja Berkualiti di YPU.

Ruang kerja yang lebih teratur dan selesa ..

Landscape pejabat menggamit suasana ceria.

Penampilan Landskap imej korporat YPU.

Landskap menghijaukan suasana pejabat.

5s - memupuk budaya kualiti .

5s amalan ke arah peningkatan produktiviti kerja.

Tersusun fail .. meningkatkan kecekapan capaian fail - jimatkan masa.

Kempen terus kempen .. untuk budayakan 5s.

Sudut 5s - membantu pemahaman pelaksanaan amalan 5s.

Sudut 5s - penghayatan budaya diutamakan bukan sekadar untuk pemarkahan pensijilan 5s.

Sudut 5s Jk Induk Pelaksanaan 5s YPU.

Ruang Tandas .

Umumnya semangat pelaksanaan 5s bukan sekadar kerana memburu pensijilan tetapi matlamat utama untuk mewujudkan keselesaan dan budaya kualiti kerja ke arah menzahirkan peningkatan produktiviti organisasi.

Budayakan dan membudayakan ... 5s

Cerita disebalik pelaksanaan 5s di Rangkaian Perkhidmatan Awam Sarawak.

“Mulai tahun ini, Unit Pembangunan Sumber Manusia (Jabatan Ketua Menteri) akan memperkenalkan 5S – Seiri, Seiton, Seison, Seiketsu dan Shitsuke. 5S melibatkan program penyertaan menyeluruh sesebuah organisasi dan adalah kaedah paling efektif untuk memotivasikan seseorang, serta meningkatkan produktiviti dalam sesebuah persekitaran kerja. Ia sungguh mudah dan murah untuk dilaksanakan. Keberkesanannya juga berpanjangan.
– YB Datuk Amar Haji Abdul Aziz Husain Setiausaha Kerajaan Negeri ketika menyampaikan Ucapan Perdana 2004

Situasi 1:Hampir setiap hari berlaku kakitangan bertungkus lumus mencari maklumat dokumen dan peralatan yang diperlukan di dalam fail dan kotak di dalam stor mahupun di bawah meja mereka Kadang kadang mereka terpaksa merujuk dengan kakitangan yang lain untuk membantu mendapatkan benda yang dicari Keadaan itu bertambah buruk jika berlaku pada bahagian perkhidmatan kaunter Pelanggan telah lama menunggu pegawai di kaunter berkenaan untuk menyelesaikan urusannya

Situasi 2:Salah seorang kakitangan atau rakan sepejabat anda telah mengambil cuti panjang Selama ini semua pihak memberi tanggungjawab kepadanya sahaja untuk menyimpan dokumen dokumen dan pelbagai perkakas pejabat yang lain untuk disimpan Kini dokumen dan barang itu diperlukan untuk membereskan beberapa tugas yang perlu diselesaikan segera

Pernahkan anda berhadapan dengan situasi di atas? Sekali pandang ia kelihatan biasa dan mungkin juga melucukan. Kedua-dua contoh situasi di atas sebenarnya mampu menjejaskan kualiti dan prestasi organisasi. Bukan setakat itu, banyak masa dan sumber juga terbuang begitu sahaja disebabkan keadaan pejabat atau persekitaran tempat kerja yang kurang terurus dan sistem penyimpanan maklumat serta dokumen tidak dilakukan dengan berkesan.

Semakin banyak perkhidmatan yang disediakan kepada pelanggan, bermakna beban dan ruang untuk menyimpan dan merekodkan setiap perkhidmatan akan bertambah. Bilangan pelanggan yang meningkat juga akan menyebabkan semakin banyak data dan dokumen yang perlu disimpan. Keadaan itu telah membawa kepada lambakan dokumen dan barang di dalam pejabat-pejabat kerajaan.

Dokumen dan barang yang telah disusun itu pula akan menyebabkan masalah jika lokasinya tidak direkodkan secara sistematik atau memudahkan ia dicari apabila diperlukan.

5S Penyelesaian Bijak

Konsep 5S mula diperkenal di negara Jepun pada awal tahun 1980an. Tujuannya menjadikan tempat kerja selesa dan kemas. Kejayaan pelaksanaan Program 5S di negara itu, terutama dalam sektor perindustrian, telah membawa kepada penggunaannya secara meluas di seluruh dunia pada hari ini.

Di Malaysia, konsep itu mula diperkenal pertengahan tahun 1980an dan telah dipraktikkan dalam sektor swasta terutama syarikat-syarikat multi-nasional.

Mengapa Perlu 5S?

Program 5S adalah usaha keseluruhan organisasi bagi menjadikan tempat kerja bersih, tersusun dan bersistem. Melalui amalan 5S, kita akan membina disiplin dan etika kerja yang baik di kalangan warga kerja yang akan menghasilkan prestasi kerja yang lebih baik, kerja berkualiti, memupuk semangat berpasukan dan tolong-menolong yang tinggi.

Amalan 5S juga merupakan teknik yang paling berkesan bagi mewujudkan budaya peningkatan secara berterusan atau dikenali sebagai ‘Kaizen’ dalam Bahasa Jepun.

Perbadanan Produktiviti Negara ( NPC) merupakan antara juru runding kepada organisasi yang berminat melaksanakan Program 5S di negara ini. Perkhidmatan itu disediakan kepada organisasi swasta dan kerajaan. Menurut Encik Mohd. Muzaffar Abdul Hamid, Pegawai Perunding NPC Wilayah Sarawak, beberapa buah organisasi kerajaan dan swasta di negeri ini telahpun mendapatkan khidmat NPC Sarawak serta melaksanakannya sejak pertengahan 1990an.

Setiap organisasi yang mendapatkan perkhidmatan NPC akan diberi latihan (3 sesi) dan lawatan konsultasi (6 sesi). Setakat ini, sebanyak tujuh buah agensi kerajaan di Sarawak telah menggunakan khidmat NPC Sarawak sebagai juru runding pelaksanaan Program 5S di agensi mereka.

Objektif Utama Program 5S

- Membina budaya Kaizen di tempat kerja

- Membina kerjasama melalui penyertaan semua

- Membina amalan kepimpinan pengurus dan penyelia

- Meningkatkan infrastruktur untuk melaksanakan program Kaizen yang lebih maju

Ada dua pendekatan untuk mengamalkan 5S :

- Pendekatan Kaizen

- Pendekatan Inovasi

Oleh sebab 5S merupakan aktiviti yang berorientasikan manusia dan proses, pendekatan Kaizen adalah cara terbaik di mana pembaikan dilakukan secara sedikit demi sedikit tetapi berterusan.

Pelaksanaan Pertama - Mengamalkan Seiri (Sisih)

- Menyisih dan membuang barang yang tidak perlu di tempat kerja.

Kedua - Mengamalkan Seiton (Susun)

- Menyusun dan menyimpan barang dengan kemas supaya mudah untuk diambil dan disimpan semula selepas digunakan.

- Tempat simpanan boleh diakses oleh semua kakitangan.

- Barang atau dokumen yang paling kerap digunakan diletakkan di tempat yang mudah dicapai.

- Semua tempat dokumen atau barang diberi label.

- Gunakan warna label bagi mendapatkan keceriaan.

Ketiga – Melaksanakan Seiso (Sapu)

- Bentuk tugas pencucian dan mengemas mengikut kumpulan

- Mempamerkan peta kawasan pembersihan dan tugasan

- Menggabungkan aktiviti sapu,kilatkan, semak dan betulkan

- Buat dengan kerjasama semua kakitangan

Keempat – Melaksanakan Seiketsu (Seragam)

- Apabila tiga konsep di atas dilakukan akan wujud penyeragaman

- Peraturan yang boleh dipatuhi oleh semua kakitangan diwujudkan

Kelima - Mengamalkan Shitsuke (Sentiasa Amal)

- Audit dalaman 5S dilakukan secara berterusan

- Melantik orang yang bertanggungjawab untuk kawasan tertentu

- Memberi hadiah atau penghargaan bagi kumpulan yang berjaya mengamalkan 5S

Keenam - Persijilan 5S

- Pertandingan antara organisasi 5S

- Anugerah amalan 5S

- Organisasi model

Bagi menjayakan Program 5S bukanlah semudah yang disangka. Untuk tujuan itu, komitmen yang tinggi diperlukan daripada semua peringkat kakitangan. Antaranya :

- Mengamalkan budaya kerja 5S

- Menetapkan agenda perbincangan untuk pembangunan Program 5S

- Meningkatkan pengetahuan berkaitan 5S

- Meluangkan masa untuk 5S

- Melaksanakan program 5S secara teratur tanpa tergesa-gesa

- Memperuntukkan sedikit kewangan untuk pelaksanaan

Kajian Kes

Program 5S Jabatan Perbendaharaan Negeri

Dimulakan pada Mac 1996.

Koordinator : Pn. Surya Mohd Alias

Mempunyai 123 orang kakitangan.

Ruang pejabat dibahagikan kepada lapan zon (seorang Ketua Zon bagi setiap zon) Moto 5S jabatan ialah “5S Budaya Kita”. Pelaksanaan Quality hours diadakan pada setiap hari Sabtu bekerja iaitu dari jam 11.30 pagi hingga 12.50 tengahari. Penilaian 5S yang dikenali sebagai ‘Audit Amalan 5S’ dilakukan
empat kali setahun. Kumpulan penilai terdiri daripada seorang ketua dan lima orang ahli yang dipilih setiap tahun. Mereka merupakan wakil zon-zon. Penilaian itu akan menentukan bilangan bintang yang akan diberikan kepada setiap zon. Bintang itu akan menentukan jumlah wang saguhati yang akan diberikan, iaitu RM150.00 (5 Bintang), RM100.00 (4 Bintang) dan RM50.00 (3 Bintang). Wang berkenaan digunakan untuk menambahbaik Program 5S.

Zon yang berjaya memperoleh jumlah bintang terbanyak untuk tahun berkenaan akan diisytiharkan sebagai juara tahunan yang akan dianugerahkan Piala Pusingan 5S dan wang tunai RM300.00.

Hasilnya

- Suasana pejabat yang lebih bersih, tersusun dan kemas
- Setiap zon berusaha menjadikan kawasan mereka lebih baik daripada zon yang lain
- Produktiviti kerja jabatan meningkat
- Kos operasi menurun
- Penghantaran yang cepat dan tepat
- Keselamatan meningkat di tempat kerja
- Moral kakitangan yang tinggi

Contoh bilik Fail

Fail Zon Kreatif

Posted by KDM News at 12:24 AM 0 comments

lagi contoh yang boleh dijadikan panduan kita.

5S @ Zon Kondusif

tak sempat nak snap banyak2 scene....biarl foto2 ni menggambarkan sendiri

Mengenai 5s .. lagi sumber tambahan.

Amalan 5S adalah asas peningkatan kualiti dan produktiviti yang berkesan kerana:
(a) Mewujudkan persekitaran tempat kerja yang berkualiti dan produktif;
(b) Hasil kebersihan, kekemasan dan keselamatan yang nyata;
(c) Lebih banyak idea kreatif dan inovatif diketengahkan oleh pekerja untuk penyelesaian masalah dan penambahbaikan;
(d) Semua pekerja akan lebih berdisiplin dan beretika untuk menghasilkan prestasi kerja yang lebih baik;
(e) Operasi di tempat kerja lebih senang, pantas dan selamat;
(f) Membina budaya kerja dan nilai bersama yang cemerlang; dan
(g) Menjadi kebanggaan semua pekerja dan meningkatkan imej organisasi.

Lagi gambar contoh amalan 5s.

5s @ Zon Progresif

Sudut 5S
Sudut ISO

Cantiknyer reben...

Kabinet fail

Bahan Rujukan
Apa Itu 5S?

Ruang tetamu

Ulang ingat apa dia 5s ..

1. SEIRI (SISIH)

• Sebarang halangan keatas laluan mesti dialihkan.


• Elakkan barangan bercampur - sisihkan.
  
• Elakkan kesesakan – susun semula barangan dan elakkan pengumpulan yang tidak perlu.


• Buat senarai rujukan ~ cepat & mudah.


• Pastikan status barangan (keutamaan), kurangkan barangan peribadi.

2. SEITON (SUSUN)

• Konsep FIFO digunakan di tempat yang perlu.
• Susunan untuk peralatan – perlu ditandakan atau dilabelkan (Nombor rujukan untuk peralatan yang disimpan dalam satu tempat)
• Peraturan asas “Hanya kaki di atas lantai” ~ sebarang objek yang mudah alih hendaklah ditandakan.
• Gambarajah pejabat atau susun atur peralatan ~ Susun supaya ruang kelihatan luas, mudah untuk pergerakan dan selesa (Gunakan kreativiti untuk tujuan tersebut)
• Papan kenyataan ~ Buat susunan yang betul, sempadan, memo dikemas kini (Lebih baik jika ada tarikh tempoh untuk notis tersebut)
• Poster & bingkai gambar ~ Dicadangkan untuk membuat susunan sama aras atau seragam.
  

3. SEISO (SAPU)

• Buktikan ada aktiviti pembersihan pada lantai, dinding, siling, peralatan, papan putih, dll.

• Pastikan pembersihan juga dibuat di kawasan yang tersorok.

• Pertimbangkan kesesuaian kawasan kerja yang cukup terang dan faktor persekitaran yang lain.

• Jika ada jadual pembersihan harian, ia perlu dikemas kini.

• Tindakan ke atas barangan yang rosak (laporan & status)
  

4. SEIKETSU (SERAGAM)

• Kod warna ~ contoh untuk rujukan fail, bekas penyimpan, dll.

• Pokka -Yoke ~ kaedah pencegahan dari kesilapan.

• Pengurusan kabel/wayar ~ kabel hendaklah diikat kemas (Tidak boleh tergantung longgar atau di atas lantai tanpa penutup yang sesuai)

• Penjimatan tenaga ~ Tanda pada suis lampu /penghawa dingin.

• Papan Tanda amaran BAHAYA, KELUAR dan ALAT PEMADAM API.

• Sudut 5S ~ Tunjuk serta kemas kini aktiviti yang dijalankan.

• Person In Charge (PIC): ~ Kaedah / peraturan dalaman dan orang yang bertanggung jawab keatas kawasan tersebut.
  

5. SHITSUKE (SETIA DIRI/DISIPLIN)

• Clean as you go (CLAYGO) ~ kemaskan sebelum tinggalkan tempat makan.

• Pakaian seragam ~ seharusnya bersih & kemas.

• Pemahaman & komitmen terhadap konsep S5 ~ kerja berpasukan.

• Peraturan keselamatan ~ seharusnya dipatuhi oleh semua pekerja.

• Buat amalan 5S-5minit setiap hari.

• Komunikasi yang baik & etika menjawab panggilan telefon.

• Tunjuk serta kongsi kisah kejayaan tentang 5S.

Contoh Tagging Dewan Seminar

contoh suis 5s.

Pelaksanaan amalan 5s berkesan.

Untuk mendapat hasil yang optimum daripada pelaksanaan 5S di organisasi kita, beberapa perkara berikut boleh membantu :

� Dapatkan sokongan dari peringkat pihak pengurusan atasan. Komitmen pihak pengurusan atasan dapat mewujudkan suasana yang sesuai bagi pelaksanaan 5S selain mampu memberi kesan yang lebih berpanjangan.

� Sediakan prasarana yang bersesuaian. Adalah penting dikenal pasti terlebih dahulu aspek atau ruang yang bersesuaian untuk dilaksanakan 5S dalam organisasi. Untuk itu adalah perlu diwujudkan beberapa jawatankuasa bagi pelaksanaan 5S

� Sediakan dan lancarkan sistem atau kaedah komunikasi yang sesuai. Ini penting bagi memberikan penerangan akan keperluan, kepentingan dan kebaikan 5S di organisasi kita kepada staf lain. Untuk itu beberapa kaedah boleh digunakan misalnya :
a. Melalui mesyuarat
b. Menggunakan intranet atau laman web organisasi
c. Papan kenyataan
d. Poster
e. Surat Berita Dalaman ( Newsletter)

� Mengadakan latihan kepada kumpulan-kumpulan yang terlibat dalam 5S dan staf lain di organisasi kita. Adalah perlu dirancang latihan asas 5S kepada setiap staf. Ini bagi membolehkan seluruh staf organisasi tahu apa peranan yang harus mereka laksanakan dalam 5S

� Mulakan dengan projek perintis 5S. Pilih kawasan yang kebanyakan staf tidak "teringin" untuk bekerja, mungkin kerana terlalu sesak, tidak terurus dan sebagainya. Kawasan berkenaan juga harus mempunyai kesan visual positif apabila 5S dilaksanakan. Dengan pengalaman projek perintis ini kelak dapat digunakan untuk merancang pelaksanaan 5S yang lebih menyeluruh dalam organisasi.

� Wujudkan dan kongsikan Best Practices. Sediakan dan gunakan pangkalan data berkaitan amalan-amalan yang terbaik dan mesti dikongsikan dengan staf yang lain.

� Sediakan pelan pelaksanaan 5S yang menyeluruh. Hasil dari pelaksanaan projek perintis 5S, adalah penting dilakukan penilaian dan semakan. Dapatkan maklumbalas dan idea daripada ahli kumpulan projek perintis 5S berkenaan untuk input penambahbaikan dalam pelan pelaksanaan 5S organisasi

� Sentiasa menilai dan membuat pengubahsuaian. Dalam pelaksanaan 5S, setiap masalah yang dihadapi harus dijadikan teladan dan daripadanya mesti dilakukan penambahbaikan. Ubahsuai atau pilih pendekatan dan kaedah pelaksanaan bagi memastikan 5S di organisasi kita lebih "segar".

10 Minit sebelum balik.

• Pastikan barang yg perlu sahaja berada di atas meja
• Pastikan ruangan pendokumentasian kemas selepas digunakan
• Pastikan ruangan pantri kemas dan tong sampah dikosongkan
• Senaraikan kerja tertangguh untuk esok mengikut keutamaan
• Pastikan surau kemas selepas digunakan
• Pastikan tandas bersih dan tong sampah dikosongkan

Tips amalan 5s.

• Komunikasi dan promosi dalam amalan 5S sangat penting bagi memastikan setiap anggota dalam organisasi sentiasa faham dan mengetahui perkembangan semasa pelaksanaan 5S

• Saling ingat mengingati sesama kita adalah antara tanggungjawab bersama yang harus dilaksanakan yang merupakan penyumbang utama kepada pelaksanaan 5S yang berkesan
  

• Melalui 5S proses kerja dapat dibaiki, ditingkatkan dan dapat juga disingkatkan.

Pelaksanaan 5S yang Berkesan

Untuk mendapat hasil yang optimum daripada pelaksanaan 5S di organisasi kita, beberapa perkara berikut boleh membantu :

� Dapatkan sokongan dari peringkat pihak pengurusan atasan. Komitmen pihak pengurusan atasan dapat mewujudkan suasana yang sesuai bagi pelaksanaan 5S selain mampu memberi kesan yang lebih berpanjangan.

� Sediakan prasarana yang bersesuaian. Adalah penting dikenal pasti terlebih dahulu aspek atau ruang yang bersesuaian untuk dilaksanakan 5S dalam organisasi. Untuk itu adalah perlu diwujudkan beberapa jawatankuasa bagi pelaksanaan 5S

� Sediakan dan lancarkan sistem atau kaedah komunikasi yang sesuai. Ini penting bagi memberikan penerangan akan keperluan, kepentingan dan kebaikan 5S di organisasi kita kepada staf lain. Untuk itu beberapa kaedah boleh digunakan misalnya :
a. Melalui mesyuarat
b. Menggunakan intranet atau laman web organisasi
c. Papan kenyataan
d. Poster
e. Surat Berita Dalaman ( Newsletter)

� Mengadakan latihan kepada kumpulan-kumpulan yang terlibat dalam 5S dan staf lain di organisasi kita. Adalah perlu dirancang latihan asas 5S kepada setiap staf. Ini bagi membolehkan seluruh staf organisasi tahu apa peranan yang harus mereka laksanakan dalam 5S

� Mulakan dengan projek perintis 5S. Pilih kawasan yang kebanyakan staf tidak "teringin" untuk bekerja, mungkin kerana terlalu sesak, tidak terurus dan sebagainya. Kawasan berkenaan juga harus mempunyai kesan visual positif apabila 5S dilaksanakan. Dengan pengalaman projek perintis ini kelak dapat digunakan untuk merancang pelaksanaan 5S yang lebih menyeluruh dalam organisasi.

� Wujudkan dan kongsikan Best Practices. Sediakan dan gunakan pangkalan data berkaitan amalan-amalan yang terbaik dan mesti dikongsikan dengan staf yang lain.

� Sediakan pelan pelaksanaan 5S yang menyeluruh. Hasil dari pelaksanaan projek perintis 5S, adalah penting dilakukan penilaian dan semakan. Dapatkan maklumbalas dan idea daripada ahli kumpulan projek perintis 5S berkenaan untuk input penambahbaikan dalam pelan pelaksanaan 5S organisasi

� Sentiasa menilai dan membuat pengubahsuaian. Dalam pelaksanaan 5S, setiap masalah yang dihadapi harus dijadikan teladan dan daripadanya mesti dilakukan penambahbaikan. Ubahsuai atau pilih pendekatan dan kaedah pelaksanaan bagi memastikan 5S di organisasi kita lebih "segar".