JK Latihan 5s

“Mulai tahun ini, Unit Pembangunan Sumber Manusia (Jabatan Ketua Menteri) akan memperkenalkan 5S – Seiri, Seiton, Seison, Seiketsu dan Shitsuke. 5S melibatkan program penyertaan menyeluruh sesebuah organisasi dan adalah kaedah paling efektif untuk memotivasikan seseorang, serta meningkatkan produktiviti dalam sesebuah persekitaran kerja. Ia sungguh mudah dan murah untuk dilaksanakan. Keberkesanannya juga berpanjangan.
– YB Datuk Amar Haji Abdul Aziz Husain Setiausaha Kerajaan Negeri ketika menyampaikan Ucapan Perdana 2004

Situasi 1:Hampir setiap hari berlaku kakitangan bertungkus lumus mencari maklumat dokumen dan peralatan yang diperlukan di dalam fail dan kotak di dalam stor mahupun di bawah meja mereka Kadang kadang mereka terpaksa merujuk dengan kakitangan yang lain untuk membantu mendapatkan benda yang dicari Keadaan itu bertambah buruk jika berlaku pada bahagian perkhidmatan kaunter Pelanggan telah lama menunggu pegawai di kaunter berkenaan untuk menyelesaikan urusannya

Situasi 2:Salah seorang kakitangan atau rakan sepejabat anda telah mengambil cuti panjang Selama ini semua pihak memberi tanggungjawab kepadanya sahaja untuk menyimpan dokumen dokumen dan pelbagai perkakas pejabat yang lain untuk disimpan Kini dokumen dan barang itu diperlukan untuk membereskan beberapa tugas yang perlu diselesaikan segera

Pernahkan anda berhadapan dengan situasi di atas? Sekali pandang ia kelihatan biasa dan mungkin juga melucukan. Kedua-dua contoh situasi di atas sebenarnya mampu menjejaskan kualiti dan prestasi organisasi. Bukan setakat itu, banyak masa dan sumber juga terbuang begitu sahaja disebabkan keadaan pejabat atau persekitaran tempat kerja yang kurang terurus dan sistem penyimpanan maklumat serta dokumen tidak dilakukan dengan berkesan.

Semakin banyak perkhidmatan yang disediakan kepada pelanggan, bermakna beban dan ruang untuk menyimpan dan merekodkan setiap perkhidmatan akan bertambah. Bilangan pelanggan yang meningkat juga akan menyebabkan semakin banyak data dan dokumen yang perlu disimpan. Keadaan itu telah membawa kepada lambakan dokumen dan barang di dalam pejabat-pejabat kerajaan.

Dokumen dan barang yang telah disusun itu pula akan menyebabkan masalah jika lokasinya tidak direkodkan secara sistematik atau memudahkan ia dicari apabila diperlukan.

5S Penyelesaian Bijak

Konsep 5S mula diperkenal di negara Jepun pada awal tahun 1980an. Tujuannya menjadikan tempat kerja selesa dan kemas. Kejayaan pelaksanaan Program 5S di negara itu, terutama dalam sektor perindustrian, telah membawa kepada penggunaannya secara meluas di seluruh dunia pada hari ini.

Di Malaysia, konsep itu mula diperkenal pertengahan tahun 1980an dan telah dipraktikkan dalam sektor swasta terutama syarikat-syarikat multi-nasional.

Mengapa Perlu 5S?

Program 5S adalah usaha keseluruhan organisasi bagi menjadikan tempat kerja bersih, tersusun dan bersistem. Melalui amalan 5S, kita akan membina disiplin dan etika kerja yang baik di kalangan warga kerja yang akan menghasilkan prestasi kerja yang lebih baik, kerja berkualiti, memupuk semangat berpasukan dan tolong-menolong yang tinggi.

Amalan 5S juga merupakan teknik yang paling berkesan bagi mewujudkan budaya peningkatan secara berterusan atau dikenali sebagai ‘Kaizen’ dalam Bahasa Jepun.

Perbadanan Produktiviti Negara ( NPC) merupakan antara juru runding kepada organisasi yang berminat melaksanakan Program 5S di negara ini. Perkhidmatan itu disediakan kepada organisasi swasta dan kerajaan. Menurut Encik Mohd. Muzaffar Abdul Hamid, Pegawai Perunding NPC Wilayah Sarawak, beberapa buah organisasi kerajaan dan swasta di negeri ini telahpun mendapatkan khidmat NPC Sarawak serta melaksanakannya sejak pertengahan 1990an.

Setiap organisasi yang mendapatkan perkhidmatan NPC akan diberi latihan (3 sesi) dan lawatan konsultasi (6 sesi). Setakat ini, sebanyak tujuh buah agensi kerajaan di Sarawak telah menggunakan khidmat NPC Sarawak sebagai juru runding pelaksanaan Program 5S di agensi mereka.

Objektif Utama Program 5S

- Membina budaya Kaizen di tempat kerja

- Membina kerjasama melalui penyertaan semua

- Membina amalan kepimpinan pengurus dan penyelia

- Meningkatkan infrastruktur untuk melaksanakan program Kaizen yang lebih maju

Ada dua pendekatan untuk mengamalkan 5S :

- Pendekatan Kaizen

- Pendekatan Inovasi

Oleh sebab 5S merupakan aktiviti yang berorientasikan manusia dan proses, pendekatan Kaizen adalah cara terbaik di mana pembaikan dilakukan secara sedikit demi sedikit tetapi berterusan.

Pelaksanaan Pertama - Mengamalkan Seiri (Sisih)

- Menyisih dan membuang barang yang tidak perlu di tempat kerja.

Kedua - Mengamalkan Seiton (Susun)

- Menyusun dan menyimpan barang dengan kemas supaya mudah untuk diambil dan disimpan semula selepas digunakan.

- Tempat simpanan boleh diakses oleh semua kakitangan.

- Barang atau dokumen yang paling kerap digunakan diletakkan di tempat yang mudah dicapai.

- Semua tempat dokumen atau barang diberi label.

- Gunakan warna label bagi mendapatkan keceriaan.

Ketiga – Melaksanakan Seiso (Sapu)

- Bentuk tugas pencucian dan mengemas mengikut kumpulan

- Mempamerkan peta kawasan pembersihan dan tugasan

- Menggabungkan aktiviti sapu,kilatkan, semak dan betulkan

- Buat dengan kerjasama semua kakitangan

Keempat – Melaksanakan Seiketsu (Seragam)

- Apabila tiga konsep di atas dilakukan akan wujud penyeragaman

- Peraturan yang boleh dipatuhi oleh semua kakitangan diwujudkan

Kelima - Mengamalkan Shitsuke (Sentiasa Amal)

- Audit dalaman 5S dilakukan secara berterusan

- Melantik orang yang bertanggungjawab untuk kawasan tertentu

- Memberi hadiah atau penghargaan bagi kumpulan yang berjaya mengamalkan 5S

Keenam - Persijilan 5S

- Pertandingan antara organisasi 5S

- Anugerah amalan 5S

- Organisasi model

Bagi menjayakan Program 5S bukanlah semudah yang disangka. Untuk tujuan itu, komitmen yang tinggi diperlukan daripada semua peringkat kakitangan. Antaranya :

- Mengamalkan budaya kerja 5S

- Menetapkan agenda perbincangan untuk pembangunan Program 5S

- Meningkatkan pengetahuan berkaitan 5S

- Meluangkan masa untuk 5S

- Melaksanakan program 5S secara teratur tanpa tergesa-gesa

- Memperuntukkan sedikit kewangan untuk pelaksanaan

Kajian Kes

Program 5S Jabatan Perbendaharaan Negeri

Dimulakan pada Mac 1996.

Koordinator : Pn. Surya Mohd Alias

Mempunyai 123 orang kakitangan.

Ruang pejabat dibahagikan kepada lapan zon (seorang Ketua Zon bagi setiap zon) Moto 5S jabatan ialah “5S Budaya Kita”. Pelaksanaan Quality hours diadakan pada setiap hari Sabtu bekerja iaitu dari jam 11.30 pagi hingga 12.50 tengahari. Penilaian 5S yang dikenali sebagai ‘Audit Amalan 5S’ dilakukan
empat kali setahun. Kumpulan penilai terdiri daripada seorang ketua dan lima orang ahli yang dipilih setiap tahun. Mereka merupakan wakil zon-zon. Penilaian itu akan menentukan bilangan bintang yang akan diberikan kepada setiap zon. Bintang itu akan menentukan jumlah wang saguhati yang akan diberikan, iaitu RM150.00 (5 Bintang), RM100.00 (4 Bintang) dan RM50.00 (3 Bintang). Wang berkenaan digunakan untuk menambahbaik Program 5S.

Zon yang berjaya memperoleh jumlah bintang terbanyak untuk tahun berkenaan akan diisytiharkan sebagai juara tahunan yang akan dianugerahkan Piala Pusingan 5S dan wang tunai RM300.00.

Hasilnya

- Suasana pejabat yang lebih bersih, tersusun dan kemas
- Setiap zon berusaha menjadikan kawasan mereka lebih baik daripada zon yang lain
- Produktiviti kerja jabatan meningkat
- Kos operasi menurun
- Penghantaran yang cepat dan tepat
- Keselamatan meningkat di tempat kerja
- Moral kakitangan yang tinggi